Обновлено: 2 июня 2026
Политика конфиденциальности
Сервис «Заявки» (далее — Сервис) обрабатывает персональные данные в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Настоящий документ описывает, какие данные мы обрабатываем, зачем, как долго храним и какие ограничения действуют при использовании функций Сервиса.
1. Оператор и контакты
Оператор персональных данных — правообладатель Сервиса (реквизиты и контакт для обращений субъектов ПДн публикуются на сайте a.smart-em.ru и уточняются в договоре с организацией-клиентом). По вопросам доступа, уточнения или удаления данных: privacy@smart-em.ru.
2. Какие данные обрабатываем
- Учётная запись: ФИО, email, телефон, хеш пароля, принадлежность к организациям (компаниям).
- Заявки: текст, адрес/объект, телефон для связи, статусы, история действий, участники.
- Комментарии к заявкам — см. раздел 5.
- Фотографии к заявкам (на тарифах, где функция включена).
- Технические данные: сессии, push-токены устройств, журналы безопасности и событий по заявкам.
Демо-режим на /demo работает на фиктивных данных в браузере и не отправляет персональные данные на сервер.
3. Цели обработки
- Регистрация организации и сотрудников, вход в кабинет.
- Ведение заявок, уведомления, модерация, отчётность внутри компании.
- Подтверждение телефона (SMS / звонок), восстановление пароля по email.
- Обеспечение безопасности и исполнение требований закона.
4. Сроки хранения
Сроки зависят от категории данных. Конкретные сроки по договору с организацией-клиентом могут отличаться, но не могут расширять права Сервиса сверх настоящей политики без согласия субъекта.
| Категория | Срок |
|---|---|
| Учётная запись (профиль) | Пока аккаунт используется; после удаления аккаунта или отсутствия активного участия в компаниях — удаление или обезличивание в течение 90 календарных дней, если иное не требуется законом. |
| Сессия входа (cookie) | До 20 суток бездействия, затем автоматическое прекращение; при выходе — немедленная инвалидация на сервере. |
| Заявки, комментарии, журнал событий | На период действия договора с организацией-клиентом и работы Сервиса; после расторжения — по согласованию с клиентом (экспорт / удаление), ориентир не более 3 лет с даты последней активности по организации, если закон не требует дольше. |
| Фото к заявкам | До полного выполнения заявки по всем подразделениям, затем не более 14 календарных дней — после чего файлы удаляются с хранилища (автоматическая очистка на сервере). |
| Коды подтверждения (SMS, email) | Минимально необходимый срок (как правило, не более 15–30 минут на попытку); в БД — в защищённом виде, без хранения открытого текста пароля. |
| Обращения в поддержку | До 3 лет с даты обращения для разбора инцидентов. |
5. Комментарии к заявкам (не мессенджер)
Назначение. Комментарии в карточке заявки — служебный канал для уточнений по конкретной заявке (статус, адрес, сроки, координация между заказчиком, администрацией и исполнителями). Это не система личных сообщений и не заменяет корпоративную почту или мессенджеры.
Хранение. Текст комментариев и имя автора хранятся в базе данных Сервиса в незашифрованном виде (как обычный текст заявки), с ограничением доступа по ролям внутри организации. Пароли пользователей хранятся только в виде криптографического хеша.
Запрещённое использование. Пользователям запрещается использовать комментарии к заявкам для:
- личной переписки, не связанной с обработкой заявки;
- передачи конфиденциальной информации, не относящейся к работе по заявке, если для этого предусмотрены иные каналы;
- оскорблений, спама, рекламы, корыстного или противоправного использования чужих персональных данных.
Администрация организации-клиента и оператор Сервиса вправе модерировать, удалять комментарии и ограничивать доступ при нарушении правил и договора. Отключение комментариев для компании — в настройках организации.
6. Кто имеет доступ
Данные заявок и комментариев видны только участникам той же организации (компании) в рамках их роли. Доступ сотрудников оператора Сервиса — только для технической поддержки и по регламенту, с минимально необходимым объёмом.
7. Передача третьим лицам
Мы можем привлекать обработчиков: хостинг, доставка SMS (RedSMS), отправка email (SMTP), push-уведомления (FCM). С ними заключаются договоры или применяются стандартные условия при наличии цели и основания обработки. Трансграничная передача — только при соблюдении требований 152-ФЗ.
8. Ваши права
Вы вправе запросить доступ, уточнение, блокирование или удаление персональных данных, отозвать согласие (если обработка основана на согласии), обжаловать действия оператора в Роскомнадзор. Запрос направляйте на privacy@smart-em.ru. Срок ответа — в пределах, установленных законом.
9. Согласие при регистрации
При регистрации организации или присоединении по приглашению вы подтверждаете ознакомление с настоящей политикой и согласие на обработку данных в объёме, необходимом для работы Сервиса. Без этого согласия регистрация недоступна.
10. Изменения политики
Мы можем обновлять политику; актуальная версия всегда на этой странице. При существенных изменениях уведомим пользователей через кабинет или email.